我们都认识到在整个食物链中保持安全和质量的重要性。不幸的是，我们许多人并不完全理解维护的关键在于食品生产，加工，分配和零售过程中对过程和过程的细致记录和记录。跟踪相关数据可帮助公司最大程度地减少召回，更好地管理风险并更快地响应问题。
数据的重要性
食品的质量和安全受到许多关键事件和控制点的影响。通常，不会捕获这些有价值的数据，或者会记录不必要的信息。此外，通常缺乏链接这些关键数据的能力。尽管很明显，如果我们无法记录所需信息，监管和客户要求所必需的材料，后果将是怎样的，但过度记录的负面影响包括难以管理的信息超载，失去重点和降低能力。相关数据不太明显。
让我们从重要数据类型的基本定义开始。文档是提供信息的书面形式，可以随时间更新或更改。这包括工作说明，标准操作程序，政策等。记录是一种特殊的文档，可提供证据且不能随时间进行修改，例如，图表记录器磁盘或温度记录。在数据收集过程中，这两个术语不可互换，应区别对待。
遵守规则
食品工业受确保质量和安全的特定规则支配。在获取关键材料时，食品生产商和供应商应提出最重要的问题：“我们满足要求吗？”这些要求取决于许多因素：
- 您是否受到美国农业部或美国食品药物管理局等政府机构的监管？有什么要求？是否有危害分析和关键控制点（危害分析临界控制点）系统指令？
- 客户有内部要求吗？是否要求您的位置经过安全质量食品（合格证），国际标准化组织22000还是Primus Labs？
- 您的公司所在地是否具有必须遵循的标准？管理团队常常会在完全不了解要求的情况下尝试遵守标准。不了解规则的公司会发现自己和试图打棒球却不知道怎么做的人处于相似的境地。有三种基本类型的需求要注意：
- 法规要求通常着眼于客户的安全以及法律完整性。用最简单的术语来说，它们阻止公司制造或销售会造成伤害或伤害的产品，并禁止公司向客户撒谎。产品安全和公司诚实度似乎是简单的概念，但是企业有时会忽略这些理想。
- 客户需求试图超越法规，强调质量或定义客户想要的产品细节。这些参数涵盖了从颜色，形状，气味和大小到保存期限和包装的所有内容。这些食物可能是安全的，甚至是美味的，但如果不能以其他方式吸引人们的注意，则可能会损害公司的声誉并降低客户忠诚度。
- 由公司实体管理的位置可能有自己的内部要求。即使客户期望不高，公司也可能需要保护品牌。对于在全国或全球范围内为零售商供货的大型公司而言，尤其如此。
不遵守规定的要求会有什么后果？有很多可能性，包括降低消费者的信心，召回，诉讼或破产。牢记这些要求不仅可以确保客户满意度和忠诚度，还可以最大程度地减少诸如客户投诉和退货之类的事件。但是，诱惑是不要提出有关要求的问题，以免显得无知。但是，在食品安全方面，最好事先获得许可，而不是稍后再获得宽恕。
淹没在文书工作中
建立文件化，有效且持续改进的食品安全体系应是每个公司的目标。导致公司无法实现这一目标的一个问题是数量过多。过多的文书工作或太多的数据可能导致管理团队失去重点。很多时候，尽管内容可能是必需的，但文书工作量却不是必需的。这也可能包括不必要的过程。解决此问题的一种方法是收集所有过程和记录，并在使用它们时将它们分成关键的，重要的和不必要的堆：
- 监管或客户的关注需要关键数据，或者需要对其进行分析和采取措施。
- 重要数据，例如新产品或即将到来的要求，现在并不重要，但将来可能会影响业务。在六个月到一年内，开始装箱这些程序并根据需要销毁它们。确保您了解政府或政府部门的保留要求 审计 切碎前的标准。
- 不必要的数据现在或将来都没有用。这些文件应装箱保存或计划最终销毁。
由于人们往往会在情况似乎可管理时才有效，而不是在系统淹没时才有效，因此我们稍后将介绍记录保留政策。
保持系统简单
很多时候，我们过多地专注于措辞，而没有足够的意图。不是说单词不重要。实际上，它们非常重要。为了有效，书面文件必须明确传达其意图。过多的冗长性会使文档更难于读者理解。为了确保文件简洁明了，请使用以下简单规则：按我说的做，按我说的做。有时，它有助于经理退后一步并问自己：“它真的有效吗？这是目的吗？”请记住，要使一个系统有效，公司必须围绕活动记录该系统，而不必为了满足要求而不必要地改变活动。